○米原市文書取扱規程
令和7年4月1日
訓令第102号
米原市文書取扱規程(平成17年米原市訓令第6号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条～第16条)
第2章 文書の収受および配布(第17条～第21条)
第3章 文書の処理(第22条～第39条)
第4章 文書の浄書および発送等(第40条～第43条)
第5章 文書の完結、保管および保存等(第44条～第59条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、米原市における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、フィルムおよび電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、市において組織的に管理、共用されているものをいう。
(2) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため、「親展」またはこれに類する用語の表示をした封書をいう。
(3) 特殊文書 親展文書および郵送による現金、有価証券類、小包、小荷物ならびに電報をいう。
(4) 紙文書 文書のうち、文字その他の記号等を使用し、紙の上に職務にかかる事案を可視的かつ永続的状態に記載したものをいう。
(5) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 電子化文書 紙文書に記載されている事項をスキャナ等の画像読取装置により読み取り作成した電子文書をいう。
(7) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理および文書に係る情報の管理を行う情報処理の仕組みをいう。
(8) 電子決裁 文書管理システムにより承認の操作をし、決裁および供覧を行うことをいう。
(9) 収受文書 市に到達した文書のうち、第17条の規定により収受したものをいう。
(10) 供覧文書 収受文書のうち、処理の手続を要しないものまたは処理について上司の指示を受ける必要があるものについて、閲覧に供するものをいう。
(11) 起案文書 収受文書に基づき、または発議により、市の意思を決定し、および具体化するため、事案の処理についての基礎となる文書をいう。
(12) 決裁文書 起案文書で決裁権者の決裁を受けたものをいう。
(13) 未処理文書 収受後にいまだ報告、決定または施行の事案の処理を行っていないものをいう。
(14) 未完結文書 決定または施行済みの文書で事案の処理が完結していないものをいう。
(15) 保存文書 総務課が主管課から引継ぎを受けて一定期間保存する文書または主管課が所定の場所で保存する文書をいう。
(16) 主管部長 当該文書に係る事務を所掌する部長(相当職を含む。)をいう。
(17) 主管課 当該文書に係る事務を所掌する米原市事務分掌規則(平成17年米原市規則第9号)に基づく課、教育委員会事務局、議会事務局、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、公平委員会事務局、農業委員会事務局、固定資産評価審査委員会事務局および米原市会計管理者の補助組織に関する規則(平成3年米原市規則第25号)に基づく課をいう。
(18) 主管課長 主管課の課長(相当職を含む。)をいう。
2 前項に規定するもののほか、この訓令において使用する用語は、米原市事務分掌規則(平成17年米原市規則第9号)第4条ならびに米原市議会事務局処務規程(平成17年米原市議会告示第2号)第2条において使用する用語の例による。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取扱い、事務を能率的に処理するとともに、米原市情報公開条例(平成17年米原市条例第4号)の規定に基づき、文書の情報公開に対応できるよう適切に管理しなければならない。
2 文書は、常に整理し、その所在および処理経過を明確にし、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)および米原市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年米原市条例第2号)の規定に基づき、個人情報の漏えい、紛失、盗難、損傷等を防止し、適正に取り扱わなければならない。
3 文書の処理および管理は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。
4 重要文書は、非常災害時には持ち出すことができるようあらかじめ準備しておかなければならない。
(課長等の職務)
第4条 課長および室長(以下「課長等」という。)は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱担当)
第5条 課長等の文書事務を補佐するため、課に文書取扱担当(以下「文書担当」という。)を置く。
(文書担当の職務)
第6条 文書担当は、課長等の命を受け、次に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受および配布に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書管理システムの利用の促進および適正な運用に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書処理に関し必要なこと。
(文書審査担当)
第7条 課に所属する職員が起案した文書(以下「起案文書」という。)を審査するため、課に文書審査担当を置く。
(文書審査担当の職務)
第8条 文書審査担当は、課長等の命を受け、次に掲げる事項を掌理する。
(1) 課に所属する職員の起案文書の審査に関すること。
(2) 起案文書の内容に係る指示および指導に関すること。
(3) 起案文書の決裁手続に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書審査に関し必要なこと。
(総務課長の職務)
第9条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市における文書の収受、配布、発送および保存の事務を掌理する。
2 総務課長は、課の文書の処理について報告を求めるなど随時調査し、文書事務が常に適正かつ円滑に処理されるよう指導するとともに、必要なときは適当な措置を命ずることができる。
(文書担当会議)
第10条 総務課長は、必要により文書担当会議を招集し、文書事務の連絡調整を図るものとする。
(文書管理に必要な帳票)
第11条 文書処理のため、課に備え付ける帳票は次のとおりとする。
(1) 課に備える帳票
ア 回議書(様式第1号)
イ 供覧書(様式第2号)
ウ 文書収発簿(様式第3号)
オ 保存文書管理票(担当課控)
カ 保存文書閲覧(借覧)票
キ 経由文書処理簿(様式第4号)
ク その他課における文書管理に必要な帳票
(2) 総務部総務課および市民部地域振興課(以下「総務課等」という。)に備える帳票
ア 郵便切手類交付簿
イ 特殊文書交付簿(様式第5号)
ウ その他文書管理に必要な帳票
(3) 前2号に掲げるもののほか、総務部総務課(以下「総務課」という。)に備える帳票
ア 廃棄文書目録(様式第6号)
イ 保存文書管理票(様式第7号)
ウ 公示令達番号簿
エ その他文書管理に必要な帳票
(文書の種類等)
第12条 市において取り扱う公用文の種類、文例および書式は、別に定めるところによる。
(文書分類表)
第13条 全ての文書は、別に定める文書分類表の区分により分類、整理および処理するものとする。
2 総務課長は、文書分類表について適宜必要な調査を行い、その適正を図るものとする。
(文書の記号および番号)
第14条 発送文書には、記号および番号を付するものとする。
2 文書の記号および番号は、次によるものとする。
(1) 文書の記号は、別に定める市名の首字および課の約字等とする。ただし、庁内文書については、市名の首字を省略する。
(2) 文書の番号は、課ごとに文書管理システムにより採番し、年度を通じて一連番号とする。ただし、庁内限りの往復文書または軽易な文書については、「号外」として処理することができる。
(3) 条例、規則、告示、公告、訓令および進達には公示令達番号簿により、それぞれの種別に従い年間を通じて一連番号を付けなければならない。
(4) 指令の記号および番号は、「米原市指令」の指令の次に別に定める課の約字を加え、文書収発簿(指令用)により、年間を通じ一連番号を付けなければならない。
(文書管理システムへの登録)
第15条 文書は、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、主管課長が文書管理システムへの登録の必要がないと認める文書については、これを省略することができる。
(紙文書の電子化)
第16条 紙文書の処理に当たっては、電子化を行った上で、前条の規定による登録を行うものとする。ただし、総務課長が別に定めるものについては、この限りでない。
2 前項の規定により電子化を行った場合は、電子化文書を正本として管理するものとする。ただし、法令等の定めにより紙文書での保管または保存が義務付けられている場合その他紙文書を正本として管理する必要があると認められる場合は、この限りでない。
第2章 文書の収受および配布
(文書の収受)
第17条 市に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課等で仕分けし、収受文書として、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 市長、副市長または市あての文書の開封をすること。ただし、親展文書または所管が明らかな文書その他開封を特に必要としないと認められる文書については、この限りでない。
(2) 審査請求等到着日時が権利の得失に関係する文書については、到着日時を明記し、封筒のあるものはこれを添付すること。
(3) 2以上の課に関係ある文書は、総務課長および市民部地域振興課長(以下「総務課長等」という。)が最も関係が深いと認める課に配布すること。
2 次に掲げる特殊文書を収受したときは、特殊文書交付簿に必要な事項を記録の上、主管課に配布し、受領印を受けるものとする。
(1) 親展文書(市が名あて人の文書を除く。)
(2) 現金書留、簡易書類扱いおよび書類扱い(内容証明扱いおよび配達証明扱いを含む。)による文書
(3) 電報
(4) 前3号に掲げるもののほか、総務課長等が必要と認める文書
(文書の配布)
第18条 前条の規定により処理を完了した文書は、総務課等において適切な方法により各課へ配布するものとする。
2 課ごとに文書箱を設け、文書担当がその管理を行うものとする。
3 各課の文書担当は、文書の配布を受けたときは、これを点検、開封していないもの(親展文書を除く。)にあっては開封点検し、その課の主管に属する文書であることを確認した後、次により処理するものとする。
(1) 親展文書を除き、文書の右下余白に文書収受印(様式第8号)を押印した後、当該文書の件名等を文書管理システムに収受の登録を行う。ただし、新聞、雑誌その他これらに類する文書は、この限りでない。
(2) 定例または軽易と認められる文書については、文書収発簿への登録を省略することができる。
4 配布を受けた文書の中でその課の主管に属しないものがあるときは、直接他の課に転送することなく文書担当においてその旨を記した符せんを付し、総務課等へ返付するものとする。
(親展文書の取扱い)
第19条 親展文書を受領した者は、直ちに名あて人に回付しなければならない。
2 前項の規定により親展文書を受領した者は、その文書が公文書であった場合は、直ちに文書担当に回付しなければならない。
3 回付を受けた文書担当は、前条の規定により処理しなければならない。
(事故文書等の処理)
第20条 料金未納または料金不足の郵便物は、総務課長等が必要と認めたときに限り料金を支払い、収受することができる。
2 金券等添付物またはその他内容物が欠けているときは、主管課においてその旨を確認し、処理経過を明らかにしなければならない。
(執務時間外に到達した文書の収受)
第21条 執務時間外に到達した文書の取扱いについては、当直員が受領し、次の各号により処理し、総務課等に引き継がなければならない。ただし、電子文書については、直近の開庁日に主管課等で処理するものとする。
(1) 受領した文書で、電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、臨機の処理をすること。
(2) 審査請求等到着日時が権利の得失に関係する文書は、到着日時を明記して当直員がこれに押印し、封筒があるものはこれを添付すること。
(3) 電話または口頭で受け付けたものは、その概要を当直日誌に記載すること。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第22条 文書の処理は、全て課長等が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2 収受文書は、原則として即日に処理を完了しなければならない。ただし、課長等において処理し難いと認めるものについては、処理予定期間を示さなければならない。
(文書の処理方針)
第23条 課長等は、文書担当より回付を受けた収受文書を査閲し、自ら処理するもののほか、次により文書の処理に必要な指示事項を担当グループリーダーまたはこれに準ずる者(以下「リーダー」という。)に指示しなければならない。
(1) 担当グループを明確に指示すること。
(2) 回答の要、不要を指示すること。
(3) 文書の処理期日を指示すること。
(4) 処理の大要を指示すること。
2 前項の規定により指示を受けたリーダーは、次に掲げる文書の処理に必要な指示事項を担当者に指示しなければならない。
(1) 担当者を明確に指示すること。
(2) 他課の合議または供覧を必要とする場合は、その課を指示すること。
(3) 参考資料を収集する必要があると認める場合は、その旨を指示すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、必要な指示を与えること。
3 前項の規定により指示を受けた担当者は、その指示に基づき事案の処理を行うものとする。
(経由文書の取扱い)
第24条 市を経由して行政庁等へ進達しなければならない文書は、次により取り扱わなければならない。
(1) 副申等を必要とする経由文書は、市に到達した文書と同様に取り扱うこと。
(2) 副申等を必要としない経由文書は、経由印(様式第9号)を押し、経由文書処理簿により処理すること。
(文書の起案)
第25条 事案の処理は、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により電子決裁ができないときは文書管理システムにより生成された回議書を用いることにより行うものとする。ただし、定例のもので一定の帳票で処理できるものについてはこの限りでない。
3 回議書は、次により作成しなければならない。
(1) 原則として一事案ごとに作成すること。
(2) 内容のよく分かる標題を付け、起案の理由、処理方針、経過説明および根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、参考資料等を添えること。ただし、軽易なものについてはその一部を省略することができる。
(3) 公文例のあるものは、全てこれによること。
(4) 紙による回議において、加除訂正したときは、これに証印すること。ただし、やむを得ない場合であって、軽微な内容の変更に限る。
(5) 起案文の終わりには「以上」を付けること。
(1) 収受文書に係る回議書等は、収受文書と同一の分類記号を用いるものとする。
(2) 分類記号の新設および改廃は、主管課長と総務課長との協議により、決定するものとする。
(決裁区分等の表示)
第27条 回議書等には、所定欄に決裁区分、起案年月日等必要な事項を表示しなければならない。
2 他の部課の合議を要するものについては、その部課名を回議書等の所定欄に記載するものとする。
3 回議書等で緊急を要するものは、「至急」であることを表示すること。
(秘密文書の取扱い)
第28条 秘密を要する文書は、秘密を保つことができる方法により取り扱わなければならない。処理後においてなお秘密を要する場合も同様とする。
2 前項において秘密を要する文書とは、おおむね次に掲げるものをいう。
(1) 法令または条例の規定により守秘を要するとされているもの
(2) 個人および法人のプライバシーを著しく害すると認められるもの
(3) 行政の公正または円滑な運営に支障が生じるおそれのあるもの
(文書の合議)
第29条 他の部課に関係がある回議書等は、その関係部長等、課長等(以下「関係部課長」という。)およびリーダーに合議しなければならない。
2 合議を受けた関係部課長およびリーダーは、合議文書を査閲し、異議のないときは、文書管理システムに電磁的に記録するものとする。ただし、紙文書で合議を受けた場合にあっては、当該起案文書に認印し、直ちに回付しなければならない。
3 合議を受けた関係部課長が異議があるときは、主管部課長等と協議しなければならない。この場合において、なお意見が相違するときは、主管部課長等は、上司の指示を受け、関係部課長と再度協議しなければならない。
4 合議を終えた後、主管部課長において原案を改廃するときは、関係部課長に再度合議しなければならない。
(課内の合議)
第30条 回議書等は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に当該事案を担当するグループ内を回議し、その他課に所属する職員については、課長等が必要と認めた場合に限り決裁を了した後、供覧するものとする。
(合議文書の順序)
第31条 合議を要する回議書等は、あらかじめ関係部課と十分協議の上、作成し、次の順序により回付しなければならない。
(1) 同一部内における他の課に関係のあるものは、主管課長等の承認を受け、関係課長の合議を経て主管部長等の決裁を受けること。
(2) 他の課に関係があるもので課長等の専決によるものは、主管課長等の決裁を経て他の課に合議すること。
(3) 他の部課に関係があるもので、部長等の専決によるものは、主管部長等の決裁を経て他の部課に合議すること。
(4) 他の部課に関係があるもので、市長または副市長の決裁を要するものは、主管部長等の承認を経て他の部長等および課に合議しなければならない。
(同時合議)
第32条 事案が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合には、関係部課長に同時合議を要請し、会議を持ち合議をすることができる。
2 同時合議を受けた課長等は、遅滞なく課内の意見を調整し、意見のある場合は、文書管理システムに電磁的に記録し、同時合議要請課に必要な修正を求めることができる。
3 前項の場合において合議先の意見が異なるときは、同時合議要請課において、合議先の意見を調整し、再度会議を持ち合議しなければならない。
(回議および合議の促進)
第33条 起案文書を回議する職員の範囲は、当該起案の意思決定に必要な最少限度とし、単なる課員の閲覧程度の回議は避けなければならない。ただし、特に記録を要するものその他特に必要なものについては、この限りでない。
(文書の審査)
第34条 回議書等は、必ず文書審査担当の審査を受けなければならない。
2 文書審査担当が審査を了したときは直ちに主管課長に回付するものとする。
3 文書審査担当が作成した回議書等の審査は、その上司が審査を行うものとする。
4 課長以上の職にある者が作成した回議書等は、必要に応じて文書審査担当に審査を命じることができる。
(未処理文書および未完結文書)
第35条 未処理文書および未完結文書は、担当グループごとに整理し、適切に管理しなければならない。
2 文書担当は、課における未処理文書を常に把握し、その処理の促進を図らなければならない。
(代決文書の後閲)
第36条 米原市事務決裁規程(平成17年米原市訓令第5号。以下「事務決裁規程」という。)の規定により代決する文書を事後閲覧に供しようとするときは、代決者は当該回議書等に「後閲」であることを表示すること。
(決裁済文書等の取扱い)
第37条 市長、副市長の紙による決裁(供覧)済文書は、総務課において決裁年月日を記入して主管部長等に返付するものとする。
2 事務決裁規程による部長等の職以下の専決による紙による決裁(供覧)済文書は、専決した者が決裁年月日を記入するものとする。
(議会議案の処理)
第38条 議会の議決もしくは同意を要し、または議会に報告等を要する文書は、市長決裁後、総務課に送付しなければならない。
2 前項の文書が議会の議決を経もしくは同意を得、または議会に報告等を了したときは、総務課においてその旨および年月日を記載もしくは記入し、主管部長等に返付するものとする。
(例規文書の取扱い)
第39条 決裁済文書のうち、条例、規則、告示、公告、訓令等の例規文書は、総務課へ送付しなければならない。
2 総務課は、前項の規定により例規文書の送付を受けたときは、公示令達番号簿に登載し、所定の手続が完了した後、総務課において保存するものとする。
第4章 文書の浄書および発送等
(文書の浄書)
第40条 決裁文書で浄書を要するものは、原則として主管課において取り扱うものとする。ただし、主管課で浄書することができないものについては、外注その他の方法によることができる。
2 浄書文書は、決裁文書と厳密に照合しなければならない。
(1) 次に掲げる文書 市長名
ア 条例、規則、訓令、告示、指令、進達および議案
イ 特に重要な通達
ウ 契約書、陳情書、要望書、証明書、戒告書、決定書および弁明書
エ 儀礼文書(表彰状、感謝状、賞状、式辞、祝辞、弔辞および礼状)
オ 諮問
カ 国の行政機関の長、次官、局部課長、都道府県知事、都道府県の副知事もしくは都道府県の部長に発する文書(第3号イに掲げるものを除く。)または市町村その他の官公署の長に発する文書
キ 法人もしくは団体または個人に発する文書(第3号ウに掲げるものを除く。)
(2) 次に掲げる文書 副市長名
ア 各部にわたる通知または通達のうち重要なもの
イ 市町村の副市長、副町長または副村長に発する文書
(3) 次に掲げる文書 部長名
イ 都道府県の部長に発する軽易な文書または庁内の部長に発する文書
ウ 法人もしくは団体または個人に発する軽易な文書
(4) 次に掲げる文書 課長名
ア 都道府県の課長に発する文書
イ 市町村の課長に発する事務連絡等の軽易な文書
ウ 庁内の課長に発する文書
2 前項の規定にかかわらず、法令等の規定により市長の権限に属する事務のうち、委任がなされた事務に係る文書の施行者名は、当該委任を受けた者の役職名および氏名とする。
3 第1項第3号ウに規定する文書のうち、部長において必要と認めるものについては、課長名をもって発することができる。
(公印等の押印)
第42条 発送文書(前条第1項第4号に規定する文書および同条第3項の規定により部長が必要と認める文書を除く。)には、米原市公印規則(平成17年米原市規則第14号)に定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、権利義務に関係しない文書その他公印を押すことを要しないと認められる文書については、この限りでない。
2 契印は、法令等に定めのある場合を除き、原則として省略するものとする。
(文書の発送)
第43条 郵送による文書の発送は、総務課等において行うものとする。ただし、主管課において直接発送する必要がある文書は、郵便切手類交付簿に記入し、総務課等から切手類の交付を受け、発送することができる。
2 主管課は、文書を郵送しようとする場合は、郵送依頼票を総務課等に申請した上で、郵送しようとする文書を午後3時までに総務課等に提出しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、使送その他の郵送以外の方法による文書の発送は、主管課において行うものとする。
4 小包その他の特別の包装を必要とする文書は、主管課において適切な包装をしなければならない。
5 行政事務協力員あて文書の発送については、別に定めるところによる。
第5章 文書の完結、保管および保存等
(文書の施行)
第44条 文書の施行の日は、次による。
(1) 例規文書は、所定の手続により公布された日
(2) 一般文書は、施行または発送を終わった日。ただし、照会文書は回答があった日
(3) 契約関係文書は、原則として当該契約を締結した日
(4) 出納関係の証拠書類は、当該出納のあった日
(5) 訴願および訴訟関係書類は、当該事件が完結した日
(6) 辞令、賞状、表彰状、感謝状等については、本人に交付した日
(7) 帳簿類は、最終の記録を終わった日
(8) その他の文書は、最終決裁終了の日
(保存文書の種別および保存期間等)
第45条 文書の保存期間は、永年、30年、10年、5年、3年または1年とし、法令その他別に文書の保存期間について定めのあるもののほか、保存文書の種別および保存期間は別表に基づくものとする。
(1) 例規文書等で、暦年により編集する文書 文書の完結した日の属する年の翌年から起算する。
(2) 前号に掲げる文書以外のもので、年度により編集する文書 文書の施行した日の属する年度の翌年度(出納関係文書にあっては、当該出納に係る決算の終わった日の属する年度)から起算する。
(文書の整理)
第47条 文書の整理、保管および引継ぎ前の保存は、課または施設を単位として行う。
2 施行した電子文書は、文書管理システムにおいて、整理、保管および保存するものとする。
3 施行した文書(電子文書を除く。)は、フラットファイル(背幅伸縮式を含む。以下同じ。)を使用し、整理、保管および保存するものとする。なお、フラットファイルの使用に当たっては、索引に必要な表示を行わなければならない。
(文書の保管処理)
第48条 紙文書の保管は、次によりその完、不完を確認の上、整理するものとする。
(1) 文書番号、文書分類、年度、文書件名、保存年数、主管課その他所要事項が記載されているかを確認すること。
(2) 年度(例規文書については暦年。以下同じ。)および完結月日順ごと、かつ、文書分類表に基づく区分および保存種別ごとに編集されているかを確認すること。
(3) 事案が2年度以上にわたるものについては、完結の年度に属するファイルに編集すること。
(4) 2以上の文書分類に関連する文書については、その関係が最も深いファイルに編集すること。
(5) 1冊のファイルにし難いときは、適宜枝番号を付して分冊すること。
(6) 図面等で同一ファイルに編集できないものは、その旨を関係文書に明記し、別に分冊すること。
(文書の引継ぎ)
第49条 主管課長等は、前条の規定により処理された紙文書のうち保存期間が永年、30年、10年および5年に属する文書で、保存期間の起算日から2年を経過したものは、書庫に収蔵するものとする。ただし、主管課等において保管を必要とする文書については、この限りでない。
2 主管課長等は、前項の規定により書庫に収蔵するときは、文書管理システムから出力された保存文書管理票を添えて総務課長に引き継がなければならない。
3 総務課長に引継ぎをしていない文書は、主管課長等が管理を行うものとする。
(引継文書の調査)
第50条 総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、文書の分類、種別等の適否について調査するものとする。
2 総務課長は、調査の結果不適当なものがあると認めるときは、主管課長等に対し、その修正を求めることができる。
(引継文書の保存)
第51条 総務課長は、前条による調査の結果適当と認めた文書について、適切な方法により保存しなければならない。
(文書の収蔵)
第52条 保存文書は、総務課において保存期間中、書庫に収蔵し、閲覧または借覧に供することができるよう常に整理しておかなければならない。
(書庫)
第53条 書庫は、総務課長等が管理する。
2 書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気および虫害を防ぐとともに一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の閲覧または借覧)
第54条 保存文書を閲覧または借覧しようとする者は、保存文書閲覧(借覧)票を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。
(禁止事項)
第55条 保存文書および保管文書は、これを抜き取り、取り替え、もしくは訂正し、または他に転貸してはならない。
2 文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、あらかじめ主管課長の承認を受けたものについてはこの限りでない。
(保存文書の廃棄)
第56条 保存期間が満了した保存文書は、廃棄文書目録を作成し、関係課長等に合議の上、主管部長等の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 総務課長は、保存期間中の保存文書で、保存の必要がないと認められるものがあるときは、前項の規定に準じ、これを廃棄することができる。
3 総務課長は、保存期間が満了した保存文書であっても、主管課長等から保存期間の延長依頼があったときは、更に期間を定めて保存することができる。
(保管文書等の廃棄)
第57条 保存期間が満了した保管文書は、主管課において廃棄するものとする。ただし、第46条第1項ただし書の規定による保管文書を廃棄しようとするときは、総務課長に引き継がなければならない。
2 次に掲げる文書で、主管課長が1年間保存する必要がないと認めたものは、用済後直ちに、または一定期間経過後、主管課において廃棄するものとする。
(1) 通知書、案内書、あいさつ状その他これらに類する文書で、軽易と認められるもの
(2) 新聞、雑誌その他これらに類する印刷物
(3) 広告物その他これらに類するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に軽易な文書
(廃棄の方法)
第58条 文書の廃棄は、秘密に属するものおよび他に悪用されるおそれがあるものについては、文書のデータ消去または焼却等の方法により、その他のものについては、適切な方法により処分しなければならない。
(その他)
第59条 この訓令の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
付則
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第45条関係)
文書保存種別の基準
永年保存 |
1 条例規則等令達関係の原議 2 市の沿革に関し重要な書類および将来の例証となるべき重要なもの 3 市議会の議事録、議決書等 4 米原市表彰条例(平成17年米原市条例第212号)による表彰に関するもの 5 叙位、叙勲および褒章に関するもの 6 前各項に掲げるもののほか、総務課長と協議の上永年保存が必要と認められるもの |
30年保存 |
1 事業の計画および実施に関する重要なもの 2 所轄行政庁からの令達、指令およびこれに関する通知その他往復文書で重要なもの 3 上級官庁への上申、報告および官公署との往復文書であって特に重要なもの 4 不動産の取得、管理、処分等に関する特に重要なもの 5 財政および市債に関し重要なもの 6 訴願、訴訟、和解、審査請求等に関する重要なもの 7 許可、認可または契約に関する重要なもの 8 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 9 進退、身分等の人事に関する重要なもの 10 原簿または台帳で特に重要なもの 11 事務引継に関する重要なもの 12 工事に関する特に重要なもの 13 諸税徴収に関する重要なもの 14 寄付収受に関する特に重要なもの 15 各欄の事項のほか、30年間保存する必要があると認められるもの |
10年保存 |
1 災害救助に関するもの 2 補助金に関する重要なもの 3 上級官庁への報告および官公署の往復文書で重要なもの 4 告示(規程形式をとるものに限る。)の原議 5 不動産の取得、管理、処分等に関する重要なもの 6 陳情に関する重要なもの 7 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 8 進退、身分等の人事に関するもの 9 褒賞および表彰に関するもの 10 原簿または台帳で重要なもの 11 予算、決算および出納に関する契約で重要なもの 12 予算書、決算書および金銭出納に関し、特に後日の証明となるもの 13 工事または物品等に関する契約で重要なもの 14 事務引継ぎに関するもの 15 寄付収受の関する重要なもの 16 各欄の事項のほか、10年間保存する必要があると認められるもの |
5年保存 |
1 市議会議案および報告に関するもの 2 台帳登録を終わった諸通知 3 文書の収受、発送に関する簿冊等 4 市の通知その他の往復文書 5 不動産の取得、管理、処分等に関するもの 6 各種団体および陳情に関するもの 7 消耗品、材料に関する重要なもの 8 調査を終わった諸報告および統計資料、復命等に関するもの 9 給与に関する重要なもの 10 原簿、台帳その他これらに類するもの 11 予算の令達およびその執行に関するもの 12 工事または物品等に関する契約で軽易なもの 13 寄付収受に関するもの 14 各欄の事項のほか、5年間保存する必要があると認められるもの |
3年保存または1年保存 |
1 処理を終わった一時限りの願い、届出およびこれに類するもの 2 軽易な市の通知その他の往復文書 3 各種相互間の軽易な往復文書 4 日誌、調査、報告等で軽易なもの 5 職員の申請書、届出書その他これらに類するもの |
