○米原市保有個人情報等取扱規程
令和8年4月1日
訓令第2号
米原市個人情報の安全管理措置に関する規程(令和6年米原市訓令第8号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条～第3条)
第2章 管理体制(第4条～第10条)
第3章 教育研修(第11条)
第4章 職員の責務(第12条)
第5章 安全管理措置(第13条～第21条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第22条～第37条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第38条・第39条)
第8章 保有個人情報の提供および業務の委託等(第40条～第43条)
第9章 安全確保上の問題への対応等(第44条～第46条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)および行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に定めるところより、保有個人情報および個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の取扱いに関し、必要な措置を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において使用する用語の意義は、個人情報保護法、番号法および米原市情報セキュリティ基本方針(令和6年米原市訓令第3号)において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 この訓令が適用される実施機関は、市長(地方公営企業の管理者の権限を行う市長を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会および議会事務局とする。
第2章 管理体制
(管理体制)
第4条 保有個人情報等の適切な管理を実施するため、総括保護管理者、保護管理者、保護担当者および監査責任者を置く。
(総括保護管理者)
第5条 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、実施機関の長を補佐し、各機関における保有個人情報等の管理に関する事務を総括するものとする。
(保護管理者)
第6条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、課等における保有個人情報等の適切な管理を行うものとする。
3 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して管理を行うものとする。
(保護担当者)
第7条 保護担当者は、保護管理者が指名する者をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課等における保有個人情報等の管理を行うものとする。
(監査責任者)
第8条 監査責任者を1人置くこととし、総務部長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査を行うものとする。
(事務取扱担当者の指定等)
第9条 保護管理者は、個人番号および特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)およびその役割を明確化し、事務取扱担当者を指定するものとする。
2 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化するものとする。
3 保護管理者は、次に掲げる組織体制等を整備するものとする。
(1) 特定個人情報等の取扱いにおける人的ミスの発生を防止するための確認体制
(2) 事務取扱担当者が本規程等に違反している事実または兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
(3) 個人番号の漏えい、滅失または毀損等(以下「漏えい等」という。)事案の発生または兆候を把握した場合の職員から保護管理者等への報告連絡体制
(4) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担および責任の明確化
(事務取扱担当者の監督)
第10条 総括保護管理者および保護管理者は、特定個人情報等が本要領等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に必要かつ適切な監督を行うものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第11条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を実施するものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用およびセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者および保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報等の適切な管理を行うための教育研修を行うものとする。
4 総括保護管理者は、研修計画を策定し、その計画に基づき教育研修を実施するものとする。
5 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適正な取扱いに関する教育研修への参加の機会を与えるように努めなければならない。
6 総括保護管理者および保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行うものとする。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第12条 職員は、個人情報保護法および番号法の趣旨に則り、関連する法令および規程等の定めならびに総括保護管理者、保護管理者および保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 安全管理措置
(取扱区域)
第13条 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難または紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(アクセス制限)
第14条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該情報にアクセスする権限を有する職員の範囲および権限の内容について、業務を行う上での必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスする場合も、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第15条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合、保護管理者は、次の各号の行為については、当該情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、保護管理者の指示に従わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付または持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第16条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第17条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火、耐熱、耐水および耐湿を講じた施錠可能な場所に保管しなければならない。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、または持ち出す場合は、原則として、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第18条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録または媒体の誤送信、誤送付、誤交付またはウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務または事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第19条 職員は、保有個人情報等または保有個人情報等が記録されている媒体(端末およびサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)が不要となったときは、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元または判読が不可能となる方法により当該情報の消去または当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 個人番号が記載された文書等が、文書管理に関する規程等によって定められている保存期間を経過した場合は、個人番号をできる限り速やかに復元不可能な手段で削除または廃棄するものとする。
3 保有個人情報等の消去または保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員が消去および廃棄に立ち会い、または写真等を付した消去および廃棄を証明する書類を提出させる等の方法により、委託先において消去および廃棄が確実に行われていることを確認するために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第20条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用および保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(事務の流れの整理)
第21条 個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込むものとする。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(情報資産)
第22条 個人番号利用事務の実施に当たり接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守するものとする。
2 個人番号利用事務において使用する情報システムについて、インターネットから独立する等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築および運用体制整備を行うものとする。
3 前2項に定めるもののほか、情報資産の取扱いについては、米原市情報セキュリティ基本方針の例による。
(アクセス制御)
第23条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章において同じ(第35条(入力情報の照合等)を除く)。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御をするために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合は、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとし、定期または随時に見直しを行うものとする。
(アクセス記録)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録が窃取、改ざん、不正な消去等をされないように必要な措置を講ずるよう、努めなければならない。
(アクセス状況の監視)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容およびその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第26条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化および内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第27条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第28条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第29条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、その対象を必要最小限とし、処理の終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、前項の規定による消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第30条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定による措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器および媒体の接続制限)
第31条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器および媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第32条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第33条 保護管理者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、または外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第34条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第35条 職員は、情報システムへの入力により保有個人情報等の処理を行うに当たっては、保有個人情報等の重要度に応じて、当該処理に係る入力原票と入力内容との照合、当該処理の前後における当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第36条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第37条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退の管理)
第38条 保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)への入室は、電算管理主管課長が許可した者に限り立ち入ることができるものとする。
2 電算管理主管課長は、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会いまたは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用および持ち出しの制限または検査等の措置を講ずるものとする。
3 保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずるものとする。
4 電算管理主管課長は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
5 電算管理主管課長は、情報システム室等および保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、およびパスワード等の管理に関する定めの整備、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとし、定期または随時に見直しを行うものとする。
(情報システム室等の管理)
第39条 電算管理主管課長は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置および監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 電算管理主管課長は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供および業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第40条 保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合は、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前または随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第41条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、保有個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとし、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限とする。
2 委託先における責任者および業務従事者の管理体制および実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について、あらかじめ書面で確認するものとする。
3 委託先との契約書等に、次の事項を明記するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限または事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去および媒体の返却に関する事項
(7) 法令および契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項および委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
(9) 事務所等内からの特定個人情報等の持出しの禁止に関する事項
(10) 特定個人情報等を取り扱う従事者の明確化ならびに当該従事者の監督および教育に関する事項
5 委託先が特定個人情報等の取扱いに係る業務を再委託しようとする場合は、番号法第10条に基づき、事前に許諾を行うものとする。
6 前項の許諾を行う場合は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られていることを確認するとともに、委託先が再委託先に対して必要かつ適切な監督を行うかを監督するものとし、特定個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
7 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
8 保有個人情報等を提供し、または保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合は、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じて特定の個人を識別することができる記載の全部または一部を削除し、または別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(外的環境の把握)
第42条 外国において保有個人情報等を取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティの確保)
第43条 保有個人情報等を取り扱い、または情報システムを構築し、もしくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応等
(漏えい等事案の報告および再発防止措置)
第44条 保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案の発生または発生するおそれを認識した者は、直ちに当該事案について当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止または復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大であると認められる事案が発生した場合は、当該事案の内容等を総括保護管理者に直ちに報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告するものとする。
5 総括保護管理者は、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、同種の業務を実施している課等に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告および通知等)
第45条 総括保護管理者は、保有個人情報の漏えい等が発生した場合であって、個人情報保護法または番号法の規定による個人情報保護委員会への報告および本人への通知を要する場合は、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 個人情報保護法または番号法の規定による個人情報保護委員会への報告および本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
(監査および点検の実施)
第46条 監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、本規程に記載する措置の状況を含む本市における保有個人情報等の管理の状況について、定期に、および必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、監査計画を立案し、総括保護管理者の承認を得るものとする。
3 保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期におよび必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
4 総括保護管理者、保護管理者等は、監査または点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
付則
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。