○米原市個人情報の安全管理措置に関する規程
令和6年3月31日
訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条～第3条)
第2章 管理体制(第4条～第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員の責務(第10条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第11条～第18条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第19条～第33条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第34条・第35条)
第8章 保有個人情報の提供および業務の委託等(第36条・第37条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第38条・第39条)
第10章 監査および点検の実施(第40条～第42条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において使用する用語の意義は、法および米原市情報セキュリティ基本方針(令和6年米原市訓令第3号)において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 この訓令が適用される実施機関は、市長(地方公営企業の管理者の権限を行う市長を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会および固定資産評価審査委員会とする。
第2章 管理体制
(管理体制)
第4条 個人情報の適切な管理を実施するため、総括保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護担当者および保有個人情報監査責任者を置く。
(総括保有個人情報保護管理者)
第5条 総括保有個人情報保護管理者は、副市長をもって充てる。
2 総括保有個人情報保護管理者は、実施機関の長を補佐し、各機関における保有個人情報の管理に関する事務を総括するものとする。
(保有個人情報保護管理者)
第6条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う課等の長をもって充てる。
2 保有個人情報保護管理者は、課等における保有個人情報の適切な管理を行うものとする。
3 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムを所管する保有個人情報保護管理者と連携して管理を行うものとする。
(保有個人情報保護担当者)
第7条 保有個人情報保護担当者は、保有個人情報保護管理者が指名する者をもって充てる。
2 保有個人情報保護担当者は、保有個人情報保護管理者を補佐し、課等における保有個人情報の管理を行うものとする。
(保有個人情報監査責任者)
第8条 保有個人情報監査責任者を1人置くこととし、総務部長をもって充てる。
2 保有個人情報監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査を行うものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括保有個人情報保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いに関する理解を深めるための教育研修を行うものとする。
2 総括保有個人情報保護管理者は、保有個人情報保護管理者および保有個人情報保護担当者に対し、保有個人情報の適切な管理を行うための教育研修を行うものとする。
3 総括保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用およびセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 保有個人情報保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いに関する教育研修への参加の機会を与えるように努めなければならない。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、法その他関係法令を遵守し、総括保有個人情報保護管理者、保有個人情報保護管理者および保有個人情報保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲および権限の内容について、業務を行う上での必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する職員は、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保有個人情報保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている電磁的記録媒体等の外部への送付または持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保有個人情報保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(電磁的記録媒体等の利用等)
第14条 職員は、電磁的記録媒体等を業務に利用してはならない。ただし、保有個人情報保護管理者が許可する場合に限り利用することができる。
2 職員は、前項ただし書の規定に基づき電磁的記録媒体等を利用する場合は、保有個人情報保護管理者の指示に従い利用するものとする。
3 第1項ただし書の規定に基づき利用する電磁的記録媒体等は、耐火、耐熱、耐水および耐湿を講じた施錠可能な場所に保管しなければならない。
4 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報が記録されている電磁的記録媒体等を外部へ送付し、または持ち出すときは、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。)による暗号化を行わなければならない。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録または電磁的記録媒体等の誤送信、誤送付、誤交付またはウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務または事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じて複数の職員による確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報または保有個人情報が記録されている媒体(端末およびサーバに内蔵されているものを含む。以下同じ。)が不要となったときは、保有個人情報保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元または判読が不可能となる方法による当該保有個人情報の消去または当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の消去または保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、必要に応じて職員が消去および廃棄に立ち会い、または写真等を付した消去および廃棄を証明する書類を提出させる等の方法により、委託先において消去および廃棄が確実に行われていることを確認するために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用および保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第18条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第19条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御をするために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第20条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、アクセス記録が窃取、改ざん、不正な消去等をされないように必要な措置を講ずるよう、努めなければならない。
(アクセス状況の監視)
第21条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容およびその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第22条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化および内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、適切なアクセス制御措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第24条 保有個人情報保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第25条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理の終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、前項の規定による消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第26条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定による措置を踏まえ、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器および電磁的記録媒体等の接続制限)
第27条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器および電磁的記録媒体等の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第28条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第29条 保有個人情報保護管理者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、または外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第30条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第31条 職員は、情報システムへの入力により保有個人情報の処理を行うに当たっては、保有個人情報の重要度に応じて、当該処理に係る入力原票と入力内容との照合、当該処理の前後における当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第32条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退の管理)
第34条 保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)への入室は、保有個人情報保護管理者が許可した者に限り立ち入ることができるものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、前項の規定による許可をしたときは入室を許可した者の氏名、入室日時その他必要事項を電算管理主管課長に報告するものとする。
3 電算管理主管課長は、前項の規定による報告を受けたときは情報システム室等に入室する者の入退室について、ICカード、指紋認証等の生体認証や入退室管理簿による管理を行わなければならない。
(情報システム室等の管理)
第35条 電算管理主管課長は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置および監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 電算管理主管課長は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供および業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第36条 保有個人情報保護管理者は、法第69条第2項第4号の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前または随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第37条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う業務を委託するときは、当該委託先において保有個人情報の管理が適切に行われるよう、必要な措置を講じなければならない。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、保有個人情報保護管理者は、労働者派遣契約書に保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告および再発防止策)
第38条 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の保有個人情報の安全管理の上で問題となる事案の発生または発生するおそれを認識した者は、直ちに当該事案について当該保有個人情報を管理する保有個人情報保護管理者に報告しなければならない。
2 保有個人情報保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等を調査し、総括保有個人情報保護管理者に速やかに報告しなければならない。この場合において、特に重大であると認められる事案が発生した場合については、当該事案の内容等を総括保有個人情報保護管理者に直ちに報告するものとする。
3 総括保有個人情報保護管理者は、前項の規定による報告を受けたときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告しなければならない。
4 総括保有個人情報保護管理者は、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第39条 総括保有個人情報保護管理者は、漏えい等が発生した場合であって、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告および同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講じなければならない。
2 前項の場合において、総括保有個人情報保護管理者は、発生した事案が市民等の不安を招くおそれがある場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会へ情報提供を行わなければならない。
第10章 監査および点検の実施
(監査)
第40条 保有個人情報監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について定期または随時に監査(外部監査の委託を含む。)を行い、その結果を総括保有個人情報保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第41条 保有個人情報保護管理者は、保有個人情報の保管方法、利用状況等について定期または随時に点検を行うものとする。
2 保有個人情報保護管理者は、前項に規定する点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保有個人情報保護管理者に報告するものとする。
付則
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。