○米原市公文例規程
平成17年2月14日
訓令第31号
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、本市における公文書の作成に用いる用字、用語、配字、公文書の形式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定または権限に基づいて処分し、または決定した事項その他一定の事項を一般またはその一部に公示するもの
イ 公告 告示以外のもので公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関または職員に対して命令するもの
イ 通達 指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈および行政運用の方針等を指示し、または命令するもの
ウ 行政処分書 申請等に対して許可し、もしくは認可し、または指示し、もしくは命令するもの
(4) 議会文書
ア 議案書 法第96条に定められた議決すべき事件について、市長または議員が議会の議決を求めるものについて作成する文書
イ 専決処分書 法第179条第1項または法第180条第1項の規定に基づき、市長がその議決すべき事件を処分した文書
(5) 一般文書
ア 内部文書
(ア) 伺い 機関の意思決定をするための手続として、上司または行政庁の指揮を求めるもの
(イ) 上申 上司または上級の行政庁に対し、意見または事実を述べるもの
(ウ) 内申 上司または上級の行政庁に対し、希望等を申し述べるもの
(エ) 辞令 職員に対し、任免、給与または勤務などに関して、命令するもの
(オ) 復命 上司から命ぜられた用務の結果について、報告するもの
(カ) 事務引継 前任者が担当事務の処理てん末を後任者等に引き継ぐもの
(キ) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(ク) 回覧 職員相互に見せ合うもの
イ 往復文書
(ア) 照会 一定の事項について回答を求めるもの
(イ) 回答 照会に応ずるもの
(ウ) 通知 一定の事実、処分または意思を特定の相手方に知らせるもの
(エ) 依頼 事務その他一定の行為を相手方に依頼するもの
(オ) 送付 書類、物品等を送り届けるもの
(カ) 報告 上司または上級の行政庁に対し、事務の状況その他を報告するもの
(キ) 進達 個人または団体等から受理した文書を上司または上級の行政庁に取り継ぐもの
(ク) 副申 進達文書に意見を添えるもの
(ケ) 申請 許可、認可等の行為を請求するもの
(コ) 届出 一定の事項について届け出るもの
(サ) 協議 一定の事項について相手方の意見を求め、または打合せを行ううもの
(シ) 承認 相手方の行為に対し、同意を与えるもの
(ス) 建議 所属機関がその属する機関に対して、自発的に意見を申し出るもの
(セ) 諮問 一定の機関に対し、調査、審議を求め、またはそれに基づく意見を求めるもの
(ソ) 答申 諮問に対し、意見を述べるもの
(タ) 要請 ある事項について、何らかの処置を強く求めるもの
(チ) 要望 ある事項について、何らかの処置を希望するもの
(ツ) 請願 損害の救済、法令の制定改廃その他の事項について希望を述べるもの
(テ) 陳情 官公署等に対し、特定の事項についてその実情を訴え、適当な措置を採るように希望を述べるもの
(ト) 証明(証書を含む。) 事実の真実性を証するもの
(ナ) 委嘱 特定の者に対し、一定の業務の執行を委託するもの
(6) 契約文書
ア 契約書 一定の法律効果の下に、申込みと承諾という二つの意思表示が合致することによって成立した法律行為を証するもの
イ 請書 契約金額が少額等のため契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛争を避けるため、主要な事項について後日の証拠となるべき証とするもの
ウ 覚書 確約書、誓約書、念書等その表題のいかんを問わず、契約書に代えて相互の間の権利関係等重要な事項を明記して交換するもの
エ 協定書 複数の当事者が一定の事項について合意の上、取り決めるもの
(7) その他の文書
ア 賞状 表彰状、感謝状等
イ 書簡 案内状、礼状、あいさつ状等
ウ 式辞 祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等
エ 争訟関係文書 審査請求書、裁決書等
(用字および用語)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣いおよび仮名については、それぞれ次の基準による。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局総総第208号)
第4条 公文書の作成に当たっては、次の点に注意しなければならない。
(1) 専門用語はなるべく用いないで、やさしい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。ただし、注釈をつけた場合は、日常使われていない外来語を用いることができる。
(3) 古い言葉および硬い表現は避け、日常使い慣れている言葉および表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉および表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉および表現を用いること。
(文体)
第5条 公文書の文体は、おおむね次の基準によるものとする。
(1) 原則として「ます」を基調とする口語体とする。ただし、条例、規則、告示、訓令、契約書その他これに類するものは、「である」を基調とすること。
(2) 同じ文章の中では、本文と次元を異にするものを除いては、文体を統一すること。
(3) 文章は、なるべく短く区切り、または内容に応じ、箇条書の方法等を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(左横書きの原則)
第6条 公文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令(米原市の条例、規則を含む。)の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署において様式を縦書きと定めているもの
(3) 賞状、式辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が特に縦書きが適当と認めるもの
(用紙の規格)
第7条 用紙は、日本工業規格によるA列4番を用いるものとする。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
(形式)
第8条 公文書のうち例規文書、公示文書、令達文書および議会文書の形式は、おおむね別記によるものとし、一般文書、契約文書およびその他の文書の形式は、別に定める。
付則
この訓令は、平成17年2月14日から施行する。
付則(平成19年4月1日訓令第17号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成21年6月1日訓令第14号)
この訓令は、平成21年6月1日から施行する。
付則(平成22年12月1日訓令第31号)
この訓令は、平成22年12月1日から施行する。
付則(平成28年3月24日訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
