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本人通知制度の登録受付について

[2015年2月1日]

住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度とは

住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を本人の代理人や第三者に交付したとき、事前に登録した人に対して、証明書を交付した事実を郵送により通知する制度です。

この制度を実施し、皆さんに登録いただくことで、次の2つの効果を期待することができます。

  1. 第三者への証明書の交付を本人が知ることによって、不正請求の早期発見、個人情報の不正利用防止や事実関係の早期究明の期待ができます。
  2. 本人通知制度の周知によって、不正が発覚する可能性が高まり、委任状偽造や身元調査等の不正請求を躊躇させる効果が期待できます。

なお、この制度は、証明書の交付に制限をかけるものではありません。

事前登録後、通知書を受け取るまでの制度の流れ

事前登録後、通知書を受け取るまでの制度の流れ(イメージ図)
  1. 本人通知制度の事前登録を希望される方は、各庁舎窓口で申込を行う。
  2. 本人の代理人や第三者は、証明書の交付申請書を市役所窓口へ提出する。
  3. 市役所は、申請内容が適正と確認できれば証明書を交付する。
  4. 市役所は、事前登録者の証明書を交付後、その事実を通知する。

この制度は、証明書の交付に制限をかけるものではないことをご了承ください。

事前登録について

事前登録できる人

  • 米原市の住民基本台帳に記録されている人(除かれた人を含みます。)
  • 米原市に本籍がある人(除かれた人を含みます。)

ただし、日本国外に居住する人、死亡者、失踪宣告を受けた人は除きます。

事前登録の方法

本人通知制度事前登録申込書に必要事項を記入し、市民窓口課または山東、伊吹、近江自治振興課に提出することで事前登録ができます。その際に必要な書類は以下のとおりです。

  1. 事前登録者の本人確認書類(顔写真付き住基カード、運転免許証、パスポートなど)
  2. 代理人が事前登録する場合は、代理人の本人確認書類および事前登録者本人が自書した委任状
  3. 法定代理人が事前登録する場合は、法定代理人の本人確認書類および法定代理人の資格を証明する書類
  4. 通知書の送付先を事前登録者の住民登録地以外の場所に指定する場合は、上記1から3のほかにその理由および送付先とする場所を明らかにする書類

以上のほかに書類が必要になる場合があります。また、米原市に居住されていない人や入院などのため、直接窓口で手続できない人は、郵送による事前登録もできますので、あらかじめ市民窓口課まで問い合せください。

ただし、住民票の同一世帯員や同一の戸籍に記載されている人でも、事前登録者以外の人は、通知対象となりませんのでご注意ください。

また、登録申込書に記入されなかった住民票や戸籍謄抄本は登録の対象外となります。(転居などで住所が、婚姻などで本籍が変更になられている場合など)

事前登録の登録期間

これまで本人通知制度の登録期間は3年間でしたが、平成27年2月1日から無期限となりました。
なお、すでに事前登録いただいている方についても、このことに伴う更新手続きは不要です。

事前登録の変更、廃止

事前登録期間中に転居や戸籍異動などで登録内容(氏名、住所、本籍など)に変更があった場合や登録を廃止したい場合は、本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書の提出が必要です。

本人の「代理人」や「第三者」とは

本人等の代理人

住民票

「本人」(除かれた人を含みます。)、「本人と同一世帯の人」の委任状を持参した人

戸籍

「本人」、「本人と同一戸籍の人またはその配偶者」、「直系尊属または直系卑属」(除かれた人を含みます。)の委任状を持参した人

第三者(個人、法人)

本人等以外で、自己の権利の行使や義務の履行のためまたは国、地方公共団体の機関に提出するため証明書を請求する正当な理由がある個人または法人

第三者(八業士)

弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士

通知対象になる証明書

  • 本籍または国籍(地域)を記載した住民票の写しまたは住民票記載事項証明書
  • 戸籍の附票の写し
  • 戸籍謄抄本
  • 戸籍記載事項証明書

それぞれ除票または除籍等を含みます。

通知対象にならない証明書

  • 住民票は「本人」(除かれた人を含みます。)「本人と同一世帯の人」、戸籍は「本人」「本人と同一戸籍の人またはその配偶者」「直系尊属または直系卑属」(除かれた人を含みます。)からの請求
  • 本籍または国籍(地域)の記載を省略した住民票の写しまたは住民票記載事項証明書(除票を含みます。)
  • 国または地方公共団体の機関からの請求
  • 弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士からの刑事事件、裁判、訴訟手続きや紛争処理手続きなどの業務のための請求

本人に通知される内容

代理人や第三者に通知対象になる証明書を交付した場合に次の4項目を通知します。

  1. 交付年月日
  2. 交付した証明書の種類
  3. 交付した通数
  4. 交付請求者の種別

交付請求者の個人名は通知しません。

交付請求者の種別とは、代理人か第三者かの別です。

情報の開示請求

代理人や第三者へ証明書を交付した内容は、米原市個人情報保護条例の規定に基づき、事前登録者から開示請求を行うことができます。

ただし、開示請求が認められた場合においても同条例の規定の範囲内での情報の開示になります。

事前登録が廃止される場合

廃止の届出があったときのほかに下記の理由によって、事前登録の廃止をします。

  • 事前登録者が死亡または失踪宣告を受けたとき
  • 事前登録者が日本国外への転出届をしたとき
  • 本人通知制度事前登録(廃止・変更)届出書を提出しなかったため、通知書が市役所へ返戻されたとき
  • 外国人住民について、法務大臣から入管法などに基づく通知があり住民票を消除したとき
  • 事前登録者の居住地が判明せず、住民票が職権消除されたとき
  • 虚偽による登録や市長が特に廃止する必要があると認めたとき

関連様式

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滋賀県米原市役所米原庁舎地域振興部市民窓口課

電話: 0749-52-6927 ファックス: 0749-52-4539

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